¿Os habéis preguntado alguna vez por qué algunos proyectos en el ámbito tecnológico acaban en éxito mientras que otros se desvanecen sin ni siquiera llegar a alguno de sus objetivos? En verdad, hay muchos factores que pueden afectar el resultado final: la idea en si, el equipo, las circunstancias, las condiciones externas, y así hasta infinito.

En esta ocasión me gustaría abarcar un aspecto entre muchos que contribuye bastante al destino del proyecto de TI: las herramientas y técnicas empleadas a lo largo del proceso. Vamos a ver qué recursos pueden marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. Seguro que vais a encontrar alguna idea para vuestro caso.

1. Herramientas de planificación y seguimiento del progreso del proyecto

• Diagramas de Gantt
• EDT
• Tableros Kanban
• Diagramas de hitos

Diagramas de Gantt

Si trabajáis en el desarrollo de software, el diagrama de Gantt es una herramienta muy útil. Ilustra el cronograma con todas las etapas recopilando los requisitos, desarrollo, prueba e implementación. Lo bueno de esta herramienta es que resalta dónde pueden superponerse las tareas y señala las dependencias que podrían generar posibles obstáculos. De esta manera, podéis hacer un plan efectivo y estar preparados para ajustarlo cuando sea necesario. Podéis ver las formas de usar un diagrama de Gantt para gestión de proyecto con estos ejemplos.

EDT

Supongamos que tenéis un proyecto de rediseño de un sitio web que incluye algunas fases clave y a la vez niveles específicos de tareas para cada fase. Podéis escribirlo todo en orden jerárquico y esa será la estructura de desglose del trabajo (EDT) del proyecto. Si vuestro proyecto os permite planificar con anticipación, será una herramienta muy útil. Aclara el alcance y le permite considerar tantos aspectos del proyecto como sea posible.

Tabla Kanban

Para los proyectos que siguen una progresión lineal, el tablero Kanban es una herramienta excelente. Os ofrece una representación visual de avances de trabajo y muestra las tareas en etapas claramente definidas en modo de columnas. La distribución más común es: Por hacer, En progreso y Terminado. Pero en realidad, cada equipo puede personalizar el tablero como desee.

Gráfico de hitos

Un gráfico de hitos es una buena herramienta si queréis controlar eventos o puntos importantes en la línea de tiempo del proyecto. Por ejemplo, si vuestro proyecto trata sobre el lanzamiento de una aplicación móvil, podrían incluir hitos para la finalización del diseño, el inicio de las pruebas beta, etc.

2. Gestión de requisitos

• Historias de usuario
• Matriz de trazabilidad de requisitos
• Diagramas de casos de uso
• Criterios de aceptación

Historias de usuarios

Se trata de una descripción breve y sencilla de una característica o necesidad mostrada desde la perspectiva del usuario. De este modo los desarrolladores puedan comprender lo que el usuario desea y por qué es importante. Os ayudarán a mantener los proyectos centrados en las necesidades del usuario y a planificar y priorizar el trabajo en los resultados.

Matriz de trazabilidad de requisitos

Esta herramienta ayuda a hacer seguimiento de los requisitos del proyecto desde el principio hasta el final. ¿Cómo? Al vincular cada requisito con sus correspondientes fases de diseño, desarrollo y prueba, en proyectos de TI, donde los requisitos cambian con frecuencia, ayuda a no perder de vista lo que se ha abordado y lo que aún no. Aquí podéis ver el ejemplo de esta matriz.

Diagramas de casos de uso

Para ver cómo interactúan los usuarios con el sistema, los equipos suelen usar diagramas de casos de uso. Esto os trae una descripción general de alto nivel para que todos comprendan rápidamente qué se supone que debe hacer el sistema y quién lo usará. También aclara las posibles formas de interacción de los usuarios y muestran cualquier funcionalidad que falta al comienzo del proyecto.

Criterios de aceptación

Supongamos que tenéis una historia de usuario que dice "Como usuario, quiero filtrar los resultados de búsqueda". Los criterios de aceptación podrían ser "Los usuarios pueden filtrar por precio, categoría y calificación". Es decir, son las condiciones específicas que se deben cumplir para que una historia de usuario se considere completa.

3. Garantía de calidad

• Protocolos de pruebas
• Prácticas de revisión de código.
• Sistema de seguimiento de errores

Protocolos de pruebas

Se trata de pautas en las que se enumeran los pasos, se describen los métodos y se establecen los estándares para probar un sistema o software. En los proyectos de TI, es fundamental realizar pruebas exhaustivas. ¿De qué otra manera se podría entregar un producto confiable y sin errores? Los protocolos de prueba aseguran un enfoque consistente para no pasar por alto ningún detalle importante.

Prácticas de revisión de código

No hace falta mencionar que un código de alta calidad es esencial para la mantenibilidad y la confiabilidad. Por eso, el equipo necesita tener unos métodos estructurados para examinar el código que escriben los desarrolladores. Es la forma de garantizar que vuestro entregable cumple con los estándares de calidad, está libre de errores y es fácil de entender y mantener. Una revisión de código ayuda a recopilar comentarios sobre la lógica, la estructura, el estilo y el rendimiento, y sugerencias para mejorar el código. Os aconsejo esta guía que resume todas las pautas y herramientas para el proceso.

Sistema de seguimiento de errores

Con esta herramienta podéis registrar, gestionar y hacer seguimiento de los errores o problemas que el equipo encuentre durante el desarrollo y las pruebas de software. La persona que descubra esos errores usualmente registra los detalles de cada uno de ellos, y el equipo los resuelve. Los errores son indispensables en el desarrollo de software, y llevar un registro de ellos es esencial para obtener la calidad esperada. Un sistema de seguimiento de errores ayuda con eso.

4. Gestión de cambios

• Proceso de control de cambios
• Evaluación de impacto
• Formularios de solicitud de cambios

Proceso de control de cambios

Es un enfoque formal que se utiliza para gestionar los cambios en el alcance, el cronograma o los resultados del proyecto. Los proyectos de TI suelen tener muchos cambios que pueden interrumpir el progreso si no se gestionan bien. Pues el proceso de control de cambios ayuda a evaluar el impacto de cada cambio en los recursos, los plazos u otros componentes del proyecto.

Evaluación de impacto

Este tipo de evaluación implica el análisis de los efectos potenciales de un cambio o riesgo en un proyecto. Por ejemplo, si alguien propone una modificación del alcance de un proyecto en relación con la eliminación de determinadas características del mismo, entonces, con la evaluación de impacto se analizará cómo esto podría influir en los objetivos del proyecto.

Formularios de solicitud de cambios

Estos documentos estandarizados se utilizan para formalizar los cambios propuestos a un proyecto y obtener la aprobación (mirad ejemplos). Quienes los aprueben deben conocer la naturaleza del cambio, las razones para hacerlo, los posibles impactos y los recursos necesarios para decidir si esos cambios son viables. El objetivo principal de estos formularios es documentar las cosas para lograr mayor claridad, mantener a todos alineados y asegurarse de que el proyecto no se descarrile por culpa de esos cambios.

5. Sistemas de control de versiones

Esta herramienta rastrea los cambios en el código y otros archivos del proyecto a lo largo del tiempo y permite que varios miembros del equipo trabajen en el mismo proyecto sin sobrescribir el trabajo de los demás. El programa registra cada modificación y almacena versiones anteriores, así que cualquiera puede revisar los cambios, compararlos y revertirlos si es necesario.

Los beneficios son claros si está familiarizado con el proceso de desarrollo de software. En primer lugar, los desarrolladores pueden trabajar en diferentes funciones simultáneamente y fusionar cambios sin conflictos. En segundo lugar, si se encuentra un error o un código que necesita revertirse, se puede acceder a las versiones anteriores y restaurarlas.

6. Integración continua/Implementación continua (CI/CD)

• Pipelines de CI/CD
• Pruebas automatizadas

Pipelines CI/CD

Cuando hablamos de estos ‘pipelines’, nos referimos a flujos de trabajo automatizados que agilizan el proceso de integración de cambios de código e implementación de aplicaciones. En términos simples, esto es lo que permite que el código se construya, pruebe e implemente automáticamente cada vez que se realizan cambios.

Su principal propósito en los proyectos de TI es ayudar a entregar actualizaciones más rápido y con menos errores. ¿Cómo se logra? Como el código se prueba continuamente durante todo el desarrollo, los errores se detectan de manera temprana. Y como es un proceso automático, hay menos errores humanos.

Pruebas automatizadas

Este proceso se basa en scripts y herramientas que ayudan a ejecutar pruebas en el software de forma automática sin necesidad de intervención manual. Pueden ser pruebas unitarias, pruebas de integración y pruebas de rendimiento, entre otras. Sin duda, las pruebas automatizadas aceleran el proceso y mejoran la precisión. En otras palabras, menos errores y menos tiempo.

7. Monitoreo y registro

• Herramientas de monitorización
• Monitorización del rendimiento de las aplicaciones

Herramientas de monitorización

Con este software podéis supervisar el estado, el rendimiento y el uso de aplicaciones, servidores e infraestructura. Recopilan datos sobre métricas como el tiempo de respuesta, el tiempo de actividad, las tasas de error y el uso de recursos. Y si algo se sale de los parámetros esperados, envían alertas. Increíble, ¿verdad? Para probarlo, podéis empezar con New Relic o herramientas similares que encontraréis en este sitio.

Monitorización del rendimiento de las aplicaciones

Es la actividad que se lleva a cabo con las herramientas de monitorización. Implica una supervisión centrada en el seguimiento del rendimiento y la experiencia del usuario de las aplicaciones de software. En función de las métricas recopiladas con las herramientas, se identifican y se resuelven problemas antes de que afecten a los usuarios. En los proyectos de TI, lo encontrará crucial para garantizar que las aplicaciones funcionen sin problemas y cumplan con las expectativas de los usuarios.

8. Documentación técnica

• Documentación del sistema
• Manuales de usuario

Documentación del sistema

Se trata de toda la información recopilada en la que se explica el diseño, la arquitectura, la funcionalidad y los detalles técnicos de un sistema de software (por ejemplo, componentes, flujo de datos, API, configuración, solución de problemas). Si estáis pensando si es necesario dedicar tiempo a compilarlo o no, la respuesta es un SÍ rotundo. Es necesario que todos comprendan cómo funciona el sistema y contribuye a una corrección de errores más rápida, actualizaciones más fluidas y una resolución de problemas más sencilla.

Manuales de usuario

Los usuarios también deben comprender claramente el software. ¿Por qué desarrollarlo si no? En este sentido, los manuales de usuario resultan útiles. Estas guías deben explicar las características principales, dar instrucciones paso a paso y consejos para la resolución de problemas, idealmente en un lenguaje accesible para una experiencia de usuario positiva.

9. Ciclos de retroalimentación

• Sesiones de comentarios de los usuarios
• Pruebas beta
• Encuestas

Sesiones para recopilar comentarios de los usuarios

Las interacciones periódicas con los usuarios finales le ayudan a obtener información sobre la usabilidad y la funcionalidad de lo que esté desarrollando. Esto es esencial para futuras iteraciones y posibles mejoras, ya que el objetivo siempre es satisfacer las necesidades del usuario. En internet puede encontrar cientos de artículos con ideas de cómo recopilar estas opiniones, después usar una de las herramientas para el feedback para poner estas ideas en práctica.

Pruebas beta

Esto os permite obtener comentarios significativos antes del lanzamiento completo de parte de los usuarios que prueban el producto en condiciones reales. Estas pruebas de la versión beta pueden ser fundamentales para el éxito de su proyecto de TI.

Encuestas

No todos los proyectos terminan con el lanzamiento de una versión final. Para mantener y mejorar aún más la funcionalidad, sirve enviar encuestas y recopilar opiniones de los usuarios sobre las características del software, la facilidad de uso y los niveles de satisfacción.

10. Evaluación posterior al proyecto

• Análisis post mortem
• Métricas de rendimiento

Análisis post mortem

En este proceso reflexivo que se lleva a cabo una vez finalizado el proyecto (o su fase significativa), el equipo revisa lo que salió bien, lo que no salió bien y las lecciones aprendidas a lo largo del proyecto. En los proyectos de TI, el análisis post mortem es crucial para la mejora continua, ya que evaluamos tanto los éxitos como los fracasos, e identificamos qué prácticas replicar y cuáles olvidar.

Métricas de rendimiento

Estas medidas cuantitativas ayudan a evaluar la eficiencia y eficacia del proyecto, sistema o aplicación. Vosotros decidís en qué indicadores centraros. Por ejemplo, los equipos pueden comprobar el tiempo de respuesta, las puntuaciones de satisfacción del usuario, el número de errores, las tasas de finalización de funciones y el tiempo de actividad general del sistema.