La gestión de proyectos requiere muchas habilidades y conocimientos prácticos. Pero esto también debería basarse en una comprensión profunda de la terminología específica. Ya sea que sea un profesional experimentado o un recién llegado al mundo de la gestión de proyectos, conocer conceptos, marcos y metodologías es fundamental.

Este glosario recopila 30 términos esenciales que resumen la amplitud de conocimientos que todo gerente de proyecto debe poseer. Equiparse con este vocabulario no sólo mejorará tu perspicacia en la gestión de proyectos, sino que también mejorará la capacidad para liderar con confianza y claridad.

1. Ciclo de Vida del Proyecto

Este concepto abarca las etapas por las que pasa un proyecto desde su inicio hasta la finalización. El marco del ciclo de vida del proyecto garantiza que los proyectos se completen de manera estructurada y ordenada. Normalmente, comienza con la fase de iniciación, donde se describen los objetivos y la viabilidad. Le sigue la planificación, donde se definen cronogramas, presupuestos y recursos.

En la ejecución se lleva a cabo todo el trabajo. La fase de seguimiento y control, es donde se mide el desempeño del proyecto y se hacen los ajustes necesarios. Y la fase de cierre marca la finalización formal de todas las actividades y la entrega de los entregables.

2. Metodología de Gestión de Proyectos

Es un conjunto de principios y procesos utilizados por los gerentes de proyectos para completarlos con éxito. La elección de la metodología puede influir significativamente en la eficiencia, los resultados y el éxito general de un proyecto.
Los ejemplos más comunes son las metodologías tradicionales como las metodologías Waterfall y Agile. También existen metodologías híbridas. Combinan elementos de prácticas tradicionales y ágiles para adaptarse a las demandas únicas de un proyecto.

3. Waterfall

Es un método tradicional de gestión de proyectos lineal y secuencial. La idea básica es que cada fase del proyecto fluya hacia la siguiente. Presupone que existen requisitos claros y estables sobre lo que se debe hacer.

El modelo Waterfall destaca por su previsibilidad y control, lo que lo hace adecuado para proyectos con resultados bien definidos y entornos estables. Sin embargo, su rigidez puede ser un inconveniente en proyectos dinámicos.

4. Hitos de Proyecto

Un hito es un punto de control importante que marca la finalización de una fase clave del proyecto. El uso eficaz de los hitos es esencial para la planificación, programación y seguimiento de proyectos, y proporciona a los equipos objetivos y metas claros.

Los hitos generalmente se establecen al inicio del proyecto y, a diferencia de las tareas regulares, no tienen una duración. Aprende más sobre hitos de proyecto aquí.

4. Línea Base

En la gestión de proyectos, una línea de base es el plan aprobado del proyecto, incluidas las fechas de inicio y finalización, el presupuesto y el alcance. Sirve como punto de referencia para mediciones de desempeño y control de proyectos, ya que permiten comparar el progreso actual con el plan original. Mantener la integridad y controlar la línea base es fundamental para garantizar que cualquier desviación se reconozca y se aborde con prontitud.

5. Ruta Crítica

La ruta crítica es el tramo más largo de actividades correlacionadas dentro del cronograma de un proyecto, que determina el menor tiempo para completar el proyecto. Ayuda a identificar la secuencia de tareas que afectan la fecha de finalización del proyecto.

Ayuda a priorizar el trabajo, asignar recursos con prudencia y administrar mejor el tiempo. Además, permite anticipar obstáculos y tomar decisiones informadas sobre dónde concentrar esfuerzos y recursos.

6. Estructura de desglose del trabajo (EDT)

Este concepto presupone la descomposición del alcance del proyecto en paquetes de trabajo más pequeños. Sirve como una representación visual de lo que se debe hacer y ayuda a organizar el trabajo del equipo. Adicionalmente, es clave para otros procesos de gestión de proyectos, como programación, estimación de costos y análisis de riesgos. Consulta cómo hacerla en este tutorial.

7. Gráfico de Gantt

Es una herramienta de gestión de proyectos que representa gráficamente su plan. Ilustra las fechas de inicio y finalización, cómo se relacionan las tareas y cómo encajan en el plan general. También, ayuda a planificar, coordinar y realizar un seguimiento de tareas específicas en un proyecto. No es fija y se puede actualizar y ajustar a medida que avanza el proyecto para reflejar los cambios en el alcance o el cronograma del proyecto.

8. Corrupción de Alcance

Este concepto se refiere a la expansión incontrolada del alcance del proyecto. Generalmente ocurre cuando se agregan nuevos elementos a un proyecto establecido sin una revisión adecuada. Puede ser perjudicial para el éxito del proyecto, provocando retrasos, sobrecostos y agotamiento del equipo. Para gestionar la variación del alcance, es vital contar con una documentación clara y la aprobación de los requisitos del proyecto, así como con procesos rigurosos de control de cambios.

9. Agile

Es un enfoque de gestión de proyectos que enfatiza la flexibilidad y la satisfacción del cliente a través de la entrega continua. Promueve la planificación adaptativa, el desarrollo evolutivo y respuestas rápidas al cambio. La adaptabilidad de Agile lo hace particularmente adecuado para proyectos donde se espera que los requisitos cambien o no se comprenden completamente desde el principio. Aprende más detalles sobre este enfoque.

10. Iteración

Se refiere a un período de tiempo específico dentro del cual se planifica, ejecuta y revisa cierto trabajo. Durante cada iteración, el equipo se centra en producir una versión funcional de un producto o un componente del producto que pueda evaluarse y mejorarse en iteraciones posteriores. Eso ayuda a mantener un ritmo constante de entrega en consonancia con las necesidades del usuario y los objetivos comerciales.

11. Sprint

Este concepto de Agile representa un período de duración determinada entre 1 y 4 semanas. Durante el, el equipo del proyecto se concentra en completar una cantidad determinada de trabajo. Los sprints permiten a los equipos dividir proyectos complejos en unidades manejables, aprender y adaptarse continuamente y ofrecer resultados tangibles con regularidad.

12. Historia del Usuario

Es un método utilizado en Agile para capturar la descripción de una característica de producto desde la perspectiva del usuario final. Se centra en el tipo de usuario, lo que quiere y por qué. Cada historia de usuario generalmente se complementa con criterios de aceptación, que definen los límites de los requisitos de la historia y se utilizan para confirmar cuándo se completa una historia y funciona según lo previsto.

13. Velocidad

Es una métrica utilizada en Agile para medir la cantidad de trabajo que un equipo puede completar durante un solo sprint o iteración. Se calcula sumando los puntos de todas las historias de usuario completamente completadas al final del sprint. También se puede utilizar como herramienta de planificación para ayudar a los equipos a estimar cuánto trabajo probablemente podrán lograr en sprints futuros en función del desempeño anterior.

14. Kanban

Es un marco Agile que consta de un sistema visual de gestión de flujo de trabajo. Este método fomenta cambios continuos, incrementales y evolutivos en el sistema actual, enfocándose en una cultura de mejora continua y eficiencia. También incluye representación visual de trabajo con tarjetas y limitación de la cantidad de tareas en progreso en un momento dado.

15. Lean

Este concepto se deriva de Lean manufacturing (puedes ver aquí, qué es) y se enfoca en maximizar el valor y minimizar el desperdicio. La idea principal aquí es ofrecer productos o servicios de alta calidad de la manera más eficiente simplificando los procesos, reduciendo costos innecesarios y optimizando los recursos.

Lean enfatiza la importancia de la mejora continua a través de cambios incrementales y se basa en la colaboración y el empoderamiento del equipo para la toma de decisiones.

16. Entregables

Son los productos o resultados específicos que deben producirse para completar un proyecto o parte de un proyecto. A menudo se utilizan como criterios para medir el progreso y garantizar que se haya logrado el objetivo planificado. Los ejemplos pueden incluir informes, documentos, productos de software, edificios o cualquier otro activo requerido por el plan del proyecto.

17. Estatuto de Proyecto

Es un documento que generalmente se crea al principio del ciclo de vida del proyecto y se utiliza para obtener la aprobación para el inicio oficial del proyecto. Describe el propósito, los objetivos, el alcance y los principales entregables del proyecto.

Es fundamental para establecer el marco para la planificación del proyecto y sirve como piedra de toque para las decisiones del proyecto a lo largo de su vida.

18. Gestión del Valor Ganado (EVM)

Es una técnica que ayuda a medir el desempeño y el progreso del proyecto. Se basa en comparar la cantidad de trabajo realmente completado en un momento dado con el costo del proyecto y las líneas base del cronograma, proporciona señales de alerta temprana de sobrecostos del proyecto o retrasos en el cronograma. Con esto, puedes tomar acciones correctivas y garantizar que el proyecto siga su rumbo. Explora la metodología en más detalle.

19. Gestión de Riesgos

Es el proceso continuo de identificación, análisis y planificación de respuesta proactiva para riesgos potenciales que podrían afectar los resultados del proyecto. Las respuestas suelen variar entre evitar, transferir, mitigar o aceptar riesgos, dependiendo de su impacto potencial. La gestión de riesgos ayuda a minimizar los impactos negativos en el cronograma, los costos y la calidad del proyecto.

20. Gestión de programas

Es la gestión coordinada de múltiples proyectos relacionados para mejorar el desempeño de la empresa. La tarea principal aquí es supervisar los proyectos interconectados, optimizar los recursos y alinearlos con los objetivos comerciales y la visión estratégica. La gestión eficaz de programas ayuda a afrontar cambios complejos, abordar riesgos y obtener mayores beneficios.

21. Gestión de Cambios

Es el proceso de inicio, registro, evaluación, aprobación y resolución de los cambios que sean necesarios. Estos cambios son necesarios cuando se modifica el alcance, el tiempo o los costos de los entregables inicialmente planificados.

22. Gestión de Calidad

Es un proceso que garantiza que los entregables del proyecto cumplan con los estándares requeridos y satisfagan las expectativas del cliente. Incluye planificación de calidad, garantía de calidad, control de calidad y mejora continua. En esencia, hay que identificar los requisitos y estándares de calidad para los entregables y garantizar que el trabajo se realice correctamente y en consonancia con estos estándares.

23. Gestión de portafolio

Es un proceso de supervisión de un conjunto de proyectos gestionados en grupo para lograr objetivos específicos. La atención se centra aquí en alinear proyectos y programas con objetivos estratégicos, asignar recursos de acuerdo con estos objetivos estratégicos y ajustar la cartera según sea necesario.

24. Asignación de recursos

Es un proceso de distribución de los recursos en el proyecto para lograr los objetivos del proyecto. El proceso consiste en asignar los recursos disponibles, como mano de obra, equipo y capital, de la manera más eficiente en función de las capacidades y disponibilidad del recurso. El objetivo es evitar la sobreutilización y la subutilización de recursos, las cuales pueden provocar ineficiencias y retrasos en el proyecto.

25. Triple Restricción

Este concepto hace referencia a las tres limitaciones principales de cualquier proyecto: alcance, tiempo y costo. La idea es que la calidad del trabajo está limitada por el presupuesto, los plazos y el alcance del proyecto, y cambiar un elemento puede afectar a los demás. Por ejemplo, ampliar el alcance del proyecto normalmente requiere un aumento en tiempo y costo. Es crucial equilibrar estas limitaciones para cumplir con los objetivos planificados del proyecto.

26. Partes interesadas

Se trata de personas, grupos u organizaciones que tienen un interés o participación en el resultado de un proyecto. Pueden influir o ser influenciados por la ejecución y los resultados del proyecto. Por eso es importante identificarlos y abordarlos adecuadamente. Las partes interesadas abarcan una amplia gama de partes, como patrocinadores del proyecto, clientes, miembros del equipo, proveedores, etc.

27. KPIs

Estas son medidas cuantificables que se utilizan para evaluar el éxito de un proyecto en el cumplimiento de sus objetivos. Con su ayuda, los gerentes pueden determinar si el proyecto va por buen camino en comparación con valores específicos relacionados con el alcance, el cronograma, el costo, la calidad, la satisfacción u otros. Para que sean efectivos, los KPI deben estar claramente definidos, mensurables y alineados con los objetivos estratégicos del proyecto.

28. Informe de Estado de Proyecto

Es una herramienta de comunicación que proporciona a las partes interesadas una actualización sobre el progreso, el desempeño y el estado actual de un proyecto. El informe generalmente describe información clave, como tareas completadas, tareas futuras, problemas y riesgos actuales, así como actualizaciones de presupuesto y cronograma. Los informes de situación eficaces son concisos, se centran en detalles esenciales y se programan periódicamente para garantizar la difusión oportuna de la información.

29. Procesos de Cierre

Es la conclusión formal de las tareas del proyecto y la finalización del ciclo de vida del proyecto. Implica una serie de pasos, como finalizar los entregables del proyecto, confirmar que todo el trabajo del proyecto se ha completado satisfactoriamente y obtener la aceptación formal de las partes interesadas.