O que é produtividade?

Existem diversas visões sobre o que é produtividade e seu significado varia de pessoa para pessoa, mas, resumidamente podemos dizer que consiste em obter resultados em maior quantidade, qualidade, velocidade e/ou menor custo. Não basta apenas fazer as tarefas certas, mas também executá-las de forma eficaz e eficiente.

A chave para ser produtivo é o foco, que é a canalização da capacidade e da energia em uma única atividade. A produtividade flui naturalmente quando se tem foco, ela praticamente não existe sem ele.

Técnicas para manter o foco nas tarefas

Pomodoro

Desenvolvida por Francesco Cirillo em 1980 que ajuda a ter foco e gerenciar o tempo de modo efetivo.

Pomodoro é o nome do período de tempo com duração de 25 minutos no qual se realiza somente uma tarefa por vez, evitando ao máximo qualquer tipo de distração ou interferência.

Ao fim de cada pomodoro deve ser feita uma pausa curta (de 3 a 5 minutos) e então começa-se o próximo. Logo após quatro pomodoros consecutivos deve ser feita uma pausa longa (de 15 a 30 min).

Chunking

Técnica criada em 2015 por Jurgen Appelo, criador do Management 3.0 (APPELO, 2015). Não utiliza períodos de tempo fixo e sim períodos variáveis denominados chunks.

Um chunk de trabalho poder ser uma tarefa única completa, uma fatia bem definida de um projeto/tarefa maior ou um conjunto de tarefas pequenas não relacionadas. Assim como no pomodoro, deve-se manter o foco durante a realização, porém tem duração flexível de 10 a 60 minutos com pausas desejáveis.

Flowtime

Muitas vezes estamos no nosso pico de produtividade, mas o tempo do chunk ou pomodoro acaba, então precisamos fazer uma pausa. Fazendo isso estamos desperdiçando um alto nível de concentração, atenção e foco.

Flowtime é o período de alto foco para produzir algo no estado de Flow (Fluxo), que é o momento de produtividade máxima em que se utiliza a maior capacidade e maior energia para realizar uma tarefa desafiadora, possuindo as habilidades necessárias (CSIKSZENTMIHALYI 2008).

Um flowtime tem duração de 10 a 90 minutos definida previamente. Ao término desse tempo, caso ainda esteja com alto nível de foco e produtividade, pode-se continuar produzindo mantendo a produtividade . Esse tempo adicional pode ter duração de 20% a 80% do tempo previamente definido. Quando estiver com pouco foco ou perceber que a produtividade está baixa deve-se interromper as atividades e fazer uma pausa proporcional de 10% a 50% do tempo total.