Como produzir eventos remotos

O quê são eventos?

De forma geral, eventos são momentos onde pessoas se juntam para interagir, confraternizar, e ás vezes dividirem algum conhecimento.

Um evento não é só aqueles grandes, cheios de palestrantes, painelistas, e com uma super estrutura. Uma reunião entre pessoas amigas já é um evento. Inclusive dependo do que for, uma reunião entre amigues pode ser muito mais valiosa que um evento grande que você não vai conseguir usar o que você aprendeu.

Para o escopo desse artigo, vamos nos focar em eventos maiores, já com palestrantes, palco, transmissão,etc. feitos de forma remota.

Para que fazer eventos?

Eventos são espaços muito úteis para networking e troca de conhecimento, tanto com as pessoas participantes assistindo pessoas palestrantes ou painelistas, mas principalmente das pessoas participantes, COM outras pessoas participantes. É exatamente na interação das pessoas que estão participando do evento entre si que está a magia de evento. Caso isso não ocorra, o evento se torna apenas uma exposição de conteúdo. Que também é algo bom, mas que poderia ser muito melhor.

1. Sobre o quê vai ser seu evento?

Primeiro, o tema que será abordado no seu evento.

Será apenas técnico?
Terão palestras sobre softkills?
Será focado num tema específico, ou o tema será mais generalista?
Quando será feito?

Faça essas perguntas com você, e as pessoas que estão te ajudando a organizar esse evento, e decida sobre o tema e a abrangência dele.

2. Qual será o público alvo do seu evento?

É importante definir o público alvo do seu evento para saber quais conteúdos serão vinculados sobre o assunto.

Por exemplo, se o seu evento é direcionado à pessoas que estão iniciando no mundo da tecnologia, a linguagem e conteúdo do evento devem coincidir com esse público. Exatamente por isso que é importante que o público alvo seja bem definido.

3. Como as pessoas vão poder participar do evento?

Nessa etapa deve ser definida a forma que as pessoas vão poder participar do seu evento.

Ele será pago?
Terá uma página de inscrição ou só um link de acesso?
Terá um limite para quantas pessoas vão poder participar?

Essas perguntas são importantes para definir parte do escopo e público alvo do seu evento, e como ele poderá ser organizado.

4. Definindo os conteúdos

Defina os conteúdos que terão no evento, isso pode ser feito abrindo um C4P (Call For Papers, ou Chamada para palestrantes no português adaptado), e avaliando as palestras e conteúdos enviados, sempre buscando a diversidade, colocando pessoas de minorias sociais no seu evento em posições de apresentação. Isso é algo muito valioso.

Uma outra forma é convidando pessoas específicas para o seu evento. Essa forma é interessante principalmente para convidar pessoas renomadas naquela área para um keynote (a palestra principal de um evento), ou pessoas que você ou o resto da equipe do evento já conhecem, sabendo o que aquela pessoa pode apresentar no seu evento.

5. Como será organizado?

Nessa etapa, deve ser discutido como o evento será organizado e montado. Algumas perguntas são:

Terá uma pessoa host guiando o evento?
Terão palestras ocorrendo simultaneamente ou apenas de forma síncrona?
Como será a ordem das palestras?
Terá uma roda de conversa após o evento (painel)?
Terá algum tipo de happyhour depois com as pessoas participantes?

Essas perguntas são muito importantes para a divulgação do evento, com isso as pessoas participantes poderão se guiar e se planejar para seu evento.

6. Como e onde será transmitido?

É importante definir como e onde esse evento será transmitido, algumas perguntas para a definição disso são:

Em qual plataforma o evento será transmitido?
A plataforma exige login ou não?
Vai ser em uma plataforma pública (Youtube, Twitch,etc.) ou privada? (Zoom, Meet,etc.)

Pessoalmente, eu prefiro em plataformas públicas, e sem login necessário, como a Twitch, mas é uma decisão que varia de evento pra evento, e se o evento é pago ou gratuito.

7. Divulgação

Após a maior parte das outras etapas estarem definidas, a divulgação do evento deve começar.

Eu recomendo que o início da divulgação seja 20 dias antes do começo do evento, com no total 6 posts de divulgação. Para exemplo, se o evento será dia 20, e terá 5 palestras com um painel no final, o calendário seria esse:

01 - 1º Post divulgando o evento de forma geral, apresentando o evento e as palestras, mas sem aprofundar muito.
05 - 2º Post divulgando o evento de forma geral, apresentando o evento e as palestras, mas sem aprofundar muito, mas com outras imagens e textos.
10 - Post divulgando a 1º palestra
11 - Post divulgando a 2º palestra
12 - Post divulgando a 3º palestra
13 - Post divulgando a 4º palestra
14 - Post divulgando a 5º palestra
14 - Post divulgando o painel
19 - Post divulgando o evento novamente, deixando claro que o evento é amanhã
20 - Post divulgando o evento no dia.

8. Dia do evento

O grande dia chegou! Avise as pessoas palestrantes, painelistas, hosts,etc. do evento, e só bora!

Erros e problemas técnicos vão acontecer durante o evento, e tá tudo bem. Errar é algo inerente de qualquer evento, e até mesmo o tornam mais humanos. Então apenas faça graça quando algum problema acontecer, resolva-o e continue.