Esse é o primeiro post de uma serie de dicas para administradores do painel Admin Google Workspace. Ideias de como facilitar a gestão dos usuários mantendo a segurança e boas práticas. Neste post vamos revisar como utilizar recursos nativos do Admin Console para agilizar o processo de provisionamento de usuários assim como o processo de atualização de informações em massa.

Esse recurso é muito util quando precisamos atualizar muitos usuários e temos as informações que precisamos atualizar já prontas em um documento, como um Google Sheets por exemplo.

Então vamos lá

1. Fazer download da planilha modelo. Para começar é necessário uma planilha modelo. Você como administrador pode fazer o download dela acessando o Admin Console (admin.google.com) e clicando em Usuários > Atualizar usuários em massa no menu superior > Fazer o download do modelo CSV em branco

Uma vez que o download foi feito, você terá um arquivo .csv com os seguintes campos:

• First Name [Required]
• Last Name [Required]
• Email Address [Required]
• Password [Required]
• Password Hash Function [UPLOAD ONLY]
• Org Unit Path [Required]
• New Primary Email [UPLOAD ONLY]
• Recovery Email
• Home Secondary Email
• Work Secondary Email
• Recovery Phone [MUST BE IN THE E.164 FORMAT]
• Work Phone
• Home Phone
• Mobile Phone
• Work Address
• Home Address
• Employee ID
• Employee Type
• Employee Title
• Manager Email
• Department
• Cost Center
• Building ID
• Floor Name
• Floor Section
• Change Password at Next Sign-In
• New Status [UPLOAD ONLY]
• Advanced Protection Program enrollment

Daqui em diante, vamos dividir o upload em duas opções:

1. Criar usuários em massa
2. Atualizar usuários em massa.

1. Criar usuários em massa

Para a criação de usuários em massa alguns campos/colunas são obrigatórios de estarem no CSV. Todos os campos/colunas que tiverem a tag REQUIRED, devem ser mantidos para que os usuários possam ser criados sem problemas. Eles são 5:

• First Name [Required]
• Last Name [Required]
• Email Address [Required]
• Password [Required]
• Org Unit Path [Required]

OBS1: A senha deve seguir as melhores práticas do Google tendo no mínimo 8 caracteres.

OBS2: A Org Unit Path, OU, quando identificada, deve sinalizar os níveis por meio de um sinal de barra /. Se quero que o usuário fique em minha OU raiz, é necessário apenas incluir a barra / na celula referente à ele. Caso queira outra unidade abaixo da raiz, devo então fazer o caminho com a barra /Filial SP/Financeiro;

Caso queira incluir informações em qualquer outro campo do usuário, como Telefone corporativo (Work Phone), Cargo (Employee Title), Departamento (Department) basta preencher esses campos.

💡 (Opcional) Para exigir que um usuário redefina a senha no primeiro login, na coluna Change Password at Next Sign-In, digite TRUE. Caso contrário, deixe a coluna em branco. Recomendamos essa opção para que o usuário tenha uma senha que somente ele saiba :D

Para uma referencia de quais tipos de dados devem ser incluídos em cada coluna, utilize este tópico oficial do Google.

O documento final deve se parecer com algo assim:

Após ter o arquivo pronto, salve-o novamente em formato .CSV e então volte ao Admin Console (admin.google.com) em Usuários > Atualizar usuários em massa no menu superior > Anexar arquivo CSV e após selecionar o arquivo, clique em Fazer upload.

No Admin Console, será possível acompanhar o status do processo clicando no ícone de ampulheta à direita

E após alguns segundos, Voilá! Os usuários terão sido criados em seu painel Google Workspace 🎉